Кейсы

До внедрения системы заказчик — одна из крупнейших российских компаний — управлял единственной ИТ-программой, в которую включались проекты по информатизации, относящиеся только к головной компании.

Цель управления программой — распределение финансирования по 100−150 проектам. Для этого использовались офисные инструменты, в основном MS Excel, и система 1С для договорной работы, никак не интегрированная с бюджетированием.

Мы предложили заказчику по‑этапно, но полностью автоматизировать процессы управления ИТ-программой и интегрироваться с системой управления договорной работой

первый этап внедрения

На первом этапе были внедрены основные модули управления программами, проектами, бюджетами и договорами, а также проведена базовая интеграция с системой договорной работы.

На этом этапе к системе было подключено не более 20 пользователей — непосредственная команда, отвечающая за формирование бюджетов и планов ИТ-программы.

Смогли отказаться от ведения ИТ-программы в Excel

Привели в порядок текущие данные о программе и её проектах

Консолидировали все данные о бюджетах и финансовых планах

Составили единый реестр проектов, зафиксировали их календарные планы и договоры

Собрали все необходимые документы в едином месте

второй этап внедрения

На втором этапе внедрили модули управления проектами и заявками на информатизацию. Расширены интеграционные возможности с системой договорной работы и другими системами, что позволило создать сквозные процессы управления.

Внедрён сервис процессного управления для автоматизации процессов и контроля в реальном времени, что сократило трудозатраты и позволило управлять ИТ-программами дочерних компаний. Все вместе это позволило перейти к управлению всем комплексом ИТ-программ холдинга и использовать систему во всех процессах подготовки и исполнения этих программ.

Далее система продолжила активно развиваться

Для исключения задержек и разрывов в сквозных процессах были подключены внешние компании (вендоры и подрядчики) и все участвующие в информатизации подразделения

Система дополнена множеством функций, расширяющих и ускоряющих управление программами цифровизации

Реализовано юридически значимое подписание проектных документов в электронной форме для ускорения и упрощения документооборота по проектам

Реализовано множество функций мониторинга и анализа процессов и проектов

Значительно расширены возможности отчётной подсистемы

Текущее состояние

Система продолжает активно развиваться и дорабатываться. В настоящий момент в системе:

Проектный офис (центральный управляющий всеми программами цифровизации холдинга)

Десятки филиалов и структурных подразделений, являющихся функциональными заказчиками

Более 30 дочерних и зависимых обществ

Более 200 компаний-подрядчиков

2 000+

пользователей

70+

программ проектов

300 000+

документов

+30 000 ежегодно

1 500 000+

выполненных задач

Интеграций

60 000

запросов на изменение

+8 000 ежегодно

1 500

проектов

8 000

договоров

+700 ежегодно

27 000

проектных инициатив

+3 000 ежегодно

Таким образом, система обеспечила единое информационное пространство для совместной работы всех участников ИТ-проектов и программ, позволила заказчику успешно развивать своё ИТ-направление, а проектному офису без увеличения штата эффективно управлять гораздо большим количеством ИТ-программ и проектов

Возможности внедрённой системы

Контроль всех активностей в реальном времени

Управление бюджетными ограничениями в рамках программ

Согласование документов в электронном виде и подписание их ЭП

Сбор и обработка проектных инициатив, проведение заявочных кампаний

Планирование и согласовывание бюджетов проектов и программ в целом

Инициация, планирование и согласовывание проектов

Быстрый доступ к актуальным комплектам документов по проектам, договорам и другим объектам системы

Дистанционный ввод в эксплуатацию результатов проектов с электронным согласованием и подписанием проектной документации и актов

Внедрение РАНДОК.Стандартизация

Внедрение РАНДОК.
стандартизация

Управление разработкой отраслевых и корпоративных стандартов

Ситуация до внедрения

Перед заказчиком остро стоял вопрос эффективной и управляемой актуализации и разработки множества отраслевых и корпоративных стандартов с учётом ограниченных ресурсов (секретариат ТК/МТК)

Мы предложили вариант полностью автоматизировать процессы разработки стандартов в полном соответствии с требованиями регламентных документов, на базе процессного сервиса — РАНДОК.Стандартизация

Текущее состояние

Сервис обеспечил строгое выполнение процессов, точное планирование и прогнозирование сроков разработки, а также актуальность данных по ходу разработки в «реальном» времени

200

организаций

10+

стран

700+

стандартов