Для каждого документа система формирует рабочий календарный план на основе шаблона процесса: с этапами, нормативными сроками, зависимостями работ и ответственными участниками. По ходу разработки система автоматически направляет задачи исполнителям и при необходимости отправляет уведомления и напоминания.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Меньше ручной диспетчеризации, повторных поручений и уточнений. Участники видят, что именно нужно сделать, в какие сроки и с какими материалами.

Все действия участников, статусы задач, фактические даты, отклонения и документы собираются в системе по мере выполнения работ. Руководитель видит состояние отдельного документа и программы разработки в целом без дополнительных запросов к участникам.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Критичные отклонения становятся видны раньше, а управленческие решения принимаются на актуальных данных.

РАНДОК.Стандартизация формирует единое «дело» документа. В нём хранятся проекты и редакции стандарта, календарные планы, замечания, отзывы, результаты согласований и голосований, организационно-распорядительные и вспомогательные документы.

По документам ведётся история версий, а доступ к материалам ограничивается в соответствии с ролью участника.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Материалы не теряются, участники работают с нужной версией, а при спорных ситуациях можно восстановить ход работы и историю изменений.

Система позволяет собирать замечания и предложения, проводить согласование проектов документов и организовывать голосования. Результаты фиксируются в системе, а сводки замечаний, листы согласования и протоколы голосования могут формироваться автоматически по настроенным формам.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Снижается ручная нагрузка на секретариат, повышается прозрачность процедуры и уменьшается риск потерять замечание или результат голосования.

В системе доступны отчёты по программе разработки в целом и по каждому документу. Отчёность строится на первичных данных, которые уже находятся в системе: задачах, сроках, действиях участников, версиях документов и результатах процедур.

Формы отчетов, содержание и детализация настраиваются под требования организации.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Отчёты готовы в любой момент, а руководители видят не только итоговый статус, но и причины отклонений.

Все действия пользователей журналируются. Система позволяет увидеть, кто, когда и что сделал по конкретному документу: получил задачу, внес замечание, приложил материал, проголосовал, согласовал документ или задержал выполнение.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Повышается личная ответственность участников, а контроль становится основанным на фактах, а не на переписке и устных пояснениях.

Пользователь видит свои задачи, документы, уведомления, комментарии и материалы в одном интерфейсе. Состав функций и доступных данных зависит от роли в процессе разработки.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ

Участникам не нужно искать информацию в разных системах и переписках. Время высвобождается для содержательной работы над документами.

Права пользователей настраиваются централизованно. Доступ к данным, документам, задачам и разделам «дела» документа зависит от роли участника разработки.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Организация сохраняет прозрачность процесса без избыточного раскрытия информации тем, кому она не нужна по роли.

Процессы, шаблоны планов, виды документов, отчётные формы, справочники и атрибуты могут настраиваться под регламенты и бизнес-потребности заказчика.

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Система может применяться не только для типовых документов по стандартизации, но и для других видов нормативных документов, если их разработка требует регламентированного процесса, согласования, контроля сроков и хранения материалов.