Мы используем файлы cookie для улучшения работы сайта. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Оставить заявку
РАНДОК.
Нормативные документы
Нормативные документы
РАНДОК.
Нормативные документы
Нормативные документы
Единая система для планирования, согласования и мониторинга нормативных документов
РАНДОК. Нормативные документы помогают перевести разработку регламентов и стандартов в управляемое цифровое пространство: от плана работ до согласования и хранения истории. Система для руководителей и участников согласований. Внедрение позволяет видеть актуальное состояние разработки в реальном времени.
Когда разработка нормативных документов требует управляемости
Проблема
В крупных организациях разработка нормативных документов редко ограничивается одним подразделением. В процессе участвуют заказчики, разработчики, эксперты, согласующие лица, руководители программ и внешние участники. У каждого свои задачи, сроки, материалы, замечания и зоны ответственности.
Когда процесс ведётся через электронную почту, таблицы и бумажные согласования, руководителю сложно получить достоверную картину: какие документы находятся в работе, где возникло отклонение, кто задерживает задачу, какие версии актуальны и какие материалы уже были рассмотрены.
Когда процесс ведётся через электронную почту, таблицы и бумажные согласования, руководителю сложно получить достоверную картину: какие документы находятся в работе, где возникло отклонение, кто задерживает задачу, какие версии актуальны и какие материалы уже были рассмотрены.
Решение
РАНДОК.Нормативные документы решает эту задачу за счёт единого процесса, единого хранилища и постоянного мониторинга. Система фиксирует ход разработки, автоматически формирует задачи, хранит историю действий и даёт руководителям актуальные данные для контроля сроков, дисциплины и качества процесса
Единая система
полный жизненный цикл документа
полный жизненный цикл документа
Система поддерживает полный цикл разработки: от инициации документа до завершения разработки. Для разных видов документов настраиваются модели процессов, учитывающие требования и различия. Организация получает сквозной процесс, где каждый участник видит свои задачи и материалы, а руководитель — состояние разработки
Контроль процесса от инициации до утверждения
Снижение риска потери материалов, версий и решений
Соблюдение заданной последовательности разработки
Единое рабочее место для участников
Прозрачность ролей, прав доступа и ответственности
Система может применяться на разных уровнях управления
Для руководителей
и топ-менеджеров
РАНДОК.Нормативные документы даёт актуальную управленческую картину без ручного сбора статусов. Руководитель видит,
какие документы находятся в работе, где есть отклонения, какие задачи требуют внимания и насколько процесс соответствует установленному порядку
(01)
Для руководителей программ
Система снижает нагрузку на оперативный контроль: отчёты, индикаторы и детализация доступны в одном месте, а риски по срокам и дисциплине видны раньше
(02)
Для ответственных за разработку документов
Система становится рабочим центром контроля: план, задачи, участники, версии, замечания, сроки и история действий собраны в карточке документа
(03)
Для остальных участников
Не нужно искать материалы в разных каналах. Задачи, документы, комментарии, уведомления и ожидаемые действия доступны в едином интерфейсе
(04)
(01)
Планирование и контроль сроков
(02)
Совместная работа участников без бумажного контура
(03)
Единое хранилище и дело нормативного документа
(04)
Мониторинг, отчётность и управленческий контроль
(05)
Согласование, замечания и голосования
(06)
Программа разработки и портфельный контроль
ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ
Возможности системы
Система автоматически формирует рабочий календарный план разработки нормативного документа на основе шаблона процесса. В шаблоне задаются этапы, последовательность действий участников и нормативные сроки выполнения задач.
Планы могут различаться для разных типов документов: например, для регламентов, корпоративных стандартов, технических условий, инструкций или иных видов нормативной документации, используемых в организации. При необходимости план конкретного документа можно скорректировать.
ДОСТУПНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Планы могут различаться для разных типов документов: например, для регламентов, корпоративных стандартов, технических условий, инструкций или иных видов нормативной документации, используемых в организации. При необходимости план конкретного документа можно скорректировать.
ДОСТУПНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
- Автоматическое формирование плана разработки по шаблону
- Настройка нормативных сроков по видам документов
- Контроль длительности задач и этапов
- Корректировка сроков и исполнителей при необходимости
- Прогнозирование реальных сроков разработки с учётом хода выполнения
РАНДОК.Нормативные документы объединяет коммуникации по разработке документа в одном интерфейсе. Участники получают задачи, видят описание требуемых действий, работают с приложенными материалами, оставляют комментарии и статус-отчеты, передают документы между этапами и получают уведомления о событиях, требующих внимания.
Это снижает зависимость процесса от отдельных рассылок, звонков, бумажных копий и ручного поиска информации. Материалы не теряются в переписке, а статус выполнения фиксируется в системе и доступен ответственным участникам в рамках их прав.
ДЛЯ УЧАСТНИКОВ ЭТО ОЗНАЧАЕТ
Это снижает зависимость процесса от отдельных рассылок, звонков, бумажных копий и ручного поиска информации. Материалы не теряются в переписке, а статус выполнения фиксируется в системе и доступен ответственным участникам в рамках их прав.
ДЛЯ УЧАСТНИКОВ ЭТО ОЗНАЧАЕТ
- единый список задач по всем документам
- понятное описание действий по каждой задаче
- доступ к нужным материалам непосредственно из задачи
- уведомления и напоминания о новых и просроченных задачах
- меньше ручной координации и повторных запросов
По каждому нормативному документу система формирует единое электронное дело. В нем собираются редакции документа, версии материалов, организационно-распорядительные и процедурные документы, замечания, отзывы, результаты согласований, протоколы и другая сопровождающая информация.
Документы и материалы группируются по разделам, доступны из карточки нормативного документа и хранятся с учётом версий. Доступ к разделам и материалам настраивается в зависимости от роли участника разработки.
Такой подход создает единый источник достоверной информации: участники работают с актуальными материалами, руководители видят историю процесса, а организация снижает риск потери документов и спорных ситуаций по версиям.
ЧТО ХРАНИТСЯ В СИСТЕМЕ
Документы и материалы группируются по разделам, доступны из карточки нормативного документа и хранятся с учётом версий. Доступ к разделам и материалам настраивается в зависимости от роли участника разработки.
Такой подход создает единый источник достоверной информации: участники работают с актуальными материалами, руководители видят историю процесса, а организация снижает риск потери документов и спорных ситуаций по версиям.
ЧТО ХРАНИТСЯ В СИСТЕМЕ
- все редакции и версии разрабатываемого документа;
- вспомогательные документы и материалы;
- сведения об участниках и их ролях;
- история выполнения этапов и задач;
- журнал действий пользователей;
- архивные данные и подключаемые архивы, если это требуется в контуре эксплуатации.
Система консолидирует первичную информацию о выполнении задач и формирует актуальную картину по каждому документу и программе разработки в целом. Руководители и ответственные сотрудники получают сводные индикаторы, отчёты и детальную информацию по отклонениям.
Информация, требующая внимания, выводится на первый план: просроченные задачи, приближающиеся сроки, отставания, контроль исполнительской дисциплины и состояние отдельных этапов. При этом набор индикаторов и доступных данных зависит от роли пользователя.
Отчётность может использоваться как в интерфейсе системы, так и в виде готовых отчетных документов. Формы отчетов, их содержание и детализация настраиваются под требования организации.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
Информация, требующая внимания, выводится на первый план: просроченные задачи, приближающиеся сроки, отставания, контроль исполнительской дисциплины и состояние отдельных этапов. При этом набор индикаторов и доступных данных зависит от роли пользователя.
Отчётность может использоваться как в интерфейсе системы, так и в виде готовых отчетных документов. Формы отчетов, их содержание и детализация настраиваются под требования организации.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ
- меньше времени на сбор статусов вручную;
- выше достоверность данных о ходе разработки;
- быстрее выявляются риски нарушения сроков;
- проще контролировать дисциплину участников;
- отчёты для руководства готовятся на основе уже собранной информации
РАНДОК.Нормативные документы поддерживает разные процедуры согласования проекта нормативного документа: сбор замечаний и предложений, обычное согласование, голосование и повторное голосование при необходимости.
Для сбора замечаний участники используют форму, связанную с конкретными разделами проекта документа. Система формирует единый перечень замечаний и предложений, позволяет группировать сходные замечания, классифицировать их и фиксировать результаты рассмотрения.
По итогам процедур система может автоматически формировать сводку замечаний, лист согласования и протокол голосования. Это сокращает объем ручной работы и делает результаты согласования прозрачными для участников процесса.
КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Для сбора замечаний участники используют форму, связанную с конкретными разделами проекта документа. Система формирует единый перечень замечаний и предложений, позволяет группировать сходные замечания, классифицировать их и фиксировать результаты рассмотрения.
По итогам процедур система может автоматически формировать сводку замечаний, лист согласования и протокол голосования. Это сокращает объем ручной работы и делает результаты согласования прозрачными для участников процесса.
КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
- сбор замечаний и предложений к разделам документа;
- обработка замечаний с фиксацией результата;
- формирование сводки замечаний и предложений;
- сбор результатов голосования;
- формирование протокола голосования;
- формирование листа согласования;
- настройка отчётных форм под требования организации
Помимо работы с отдельным документом, система позволяет формировать программы разработки нормативных документов. Программа может структурироваться по типам документов, источникам финансирования, видам работ, заказчикам, разработчикам, периодам планирования и дополнительным пользовательским классификаторам.
Такой уровень управления важен для организаций, где одновременно ведётся большое количество документов и руководству требуется видеть не только состояние отдельной разработки, но и общую картину по портфелю работ: план, бюджет, загрузку, сроки, статусы и отклонения.
ДОСТУПНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Такой уровень управления важен для организаций, где одновременно ведётся большое количество документов и руководству требуется видеть не только состояние отдельной разработки, но и общую картину по портфелю работ: план, бюджет, загрузку, сроки, статусы и отклонения.
ДОСТУПНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
- формирование долгосрочной программы разработки
- распределение работ по годам планирования
- учет видов работ: новая разработка, изменение, пересмотр, актуализация
- формирование бюджета программы по источникам финансирования и периодам
- контроль выполнения программы в разрезе типов документов, заказчиков и разработчиков
Итоговый эффект для организации
Повышение управляемости разработки нормативных документов
Сокращение ручной и повторной работы
Исключение бумажного документооборота в процессе разработки
Повышение актуальности и полноты данных
Повышение дисциплины и личной ответственности участников
Сокращение сроков подготовки отчётности
Более быстрые и обоснованные управленческие решения